Consells per estalviar fàcilment a la PIME.

Cada cop me n’adono més del que s’arriba a malbaratar a les empreses, començant per la despesa telefònica i acabant per les despeses innecessàries en material d’oficina. Avui m’agradaria, inspirat en un article de mashable.com, dedicar aquesta entrada a com es pot – des d’un punt de vista tecnològic – aconseguir eliminar tota aquesta despesa inútil, aconseguint optimitzar els recursos de la nostra empresa i acabar estalviant un bon grapat d’euros.

Tothom s’estira dels cabells amb el tema de la crisi, bé, jo penso que també té coses bones, doncs tots estem buscant la forma d’estalviar sense deixar de ser competitius i això , finalment, es tradueix en una optimització dels recursos que tenim al nostre abast. Sembla mentida que haguem d’estar en aquesta situació per veure que hi ha coses millorables. Segurament, si fa 4 anys hagues escrit aquestes línies, ningú es pararia a llegir-les.

Els consells que vull donar, en principi, poden ser vàlids per a qualsevol PIME tot i que hi ha casos que s’haurien d’estudiar amb més deteniment, si es el vostre cas, us animo a què ho compartiu en aquest bloc i intentaré buscar mesures més adaptades a les vostres necessitats que, qui sap, potser altra gent també se’n pot aprofitar.

Utilitzeu software lliure

Utilitzeu, sempre que es pugui, recursos de software lliure. És gratuït i actualment és molt bo.

• Substituïu el paquet Microsoft Office(€639,00) per l’Open Office, es completament compatible amb qualsevol document d’office. Si utilitzeu MS Access o MS Projects’hauria d’estudiar. Però per als qui utilitzeu només Word, Power Point o Excel, ni us ho penseu!
• Substituïu el Photoshop(uns 1000€) pel GIMP. Té funcionalitats molt semblants, és compatible amb els fitxers PSD i s’actualitza automàticament.
• Segurament hi ha molts programes que utilitzeu que son substituibles per software lliure, com la contabilitat, però jo d’aquests no en conec. Com he dit abans, ho podem investigar.
• Sempre que és pugui, substituïm el Windows(uns 200€) pel Linux. Ens estalviarem la llicència del Windows i la llicència d’un antivirus(uns 100€). Actualment hi ha distribucions com l’Ubuntu, que no tenen res a envejar gràficament al Windows i que són fàcilment instal·lables per qualsevol persona.

Elimineu el paper

A la majoria dels vostres processos és possible eliminar el paper: imagineu el que podem arribar a estalviar, no només en paper, també en tòner i material d’oficina i, sobretot, en temps. Hi ha moltes utilitats gratuïtes a la xarxa que us ajudaran a fer-ho.

• Convertidors de PDF, per exemple PrimoPDF
• Eines per a compartir fitxers, com per exemple Box.net
• Serveis per rebre FAX directament al correu electrònic, d’aquests no n’he trobat de gratuïts, però internet en va ple d’empreses que es dediquen des de 5€ al més, només cal cercar a google.

• Signatura digital, que ens permet, entre d’altres, signar qualsevol document amb validesa legal, per exemple DNIe o idCat

Utilitzeu recursos distribuïts

Podeu utilitzar recursos com la missatgeria instantània (per ex. Google talk), VeuIP ( per ex. Skype) i d’emmagatzematge de documents a la xarxa (per ex. Google docs). Això ens permetrà que a la llarga puguem implantar el tele treball, amb tots els avantatges que això comporta (estalvi en desplaçaments, en dietes i en material d’oficina). Des del meu parer, també comportarà un augment de la productivitat, doncs treballant des de casa s’està molt més relaxat i, per tant, s’és molt més efectiu.

Utilitzeu la xarxa social i feu-vos un bon web

Tenint en conte que avui en dia internet arriba a tot arreu, heu de fer que el vostre web sigui un clar reflexe del vostre negoci. Si és transparent i aporta alguna nova funcionalitat, millor. Penseu en la difusió que pot arribar a tenir aquest web, comparada amb la d’un anunci a un diari i tot el que ens podem estalviar en despeses de publicitat.

Si el vostre públic objectiu es troba a la xarxa social, torneu-vos socials. Eines com Facebook o Twitter ens permetran arribar d’una forma ràpida i propera al client. Twitter m’agrada especialment per ser instantani i senzill.

L’aprofitament i el bon ús de la xarxa social és un aspecte molt ampli que probablement tractaré en un altre post.

Si necessiteu ajuda amb algun d’aquests consells o teniu algun dubte, si us plau, compartiu-ho aquí! Compartir el coneixement és el millor al que podem aspirar.